Crediteurenbeheer en -administratie slim regelen

Elke ondernemer moet aan goed debiteurenbeheer doen. Want u onderneemt om geld te verdienen. Maar onderschat het beheer van uw crediteurenadministratie niet. Door uw crediteurenbeheer slim uit te voeren kunt u geld en tijd besparen.

Verschil crediteuren en debiteuren

Een crediteur is een leverancier. Het is een persoon, bedrijf of instelling waar u een rekening heeft openstaan die u nog moet betalen. In uw boekhouding staan crediteuren op de balans bij schulden, de passiva.

Een debiteur is een klant die de factuur nog niet betaald heeft. In uw boekhouding staan debiteuren op de balans bij bezittingen, de activa. 

6 Tips voor slim crediteurenbeheer

1. Maak goede afspraken met leveranciers

Als afnemer heeft u met een aantal partijen overeenkomsten gesloten. Maak met leveranciers goede afspraken over kwaliteit, prijzen, levertijden en betalingsvoorwaarden. Zet de aantekeningen van deze afspraken in uw crediteurenadministratie. Probeer daarnaast de inkoopvoorwaarden van bestaande contracten te verbeteren. U kunt geen aanpassingen eisen, maar vragen en onderhandelen kan natuurlijk altijd. Let tenslotte op aflopende overeenkomsten. Zo kunt op tijd gaan onderhandelen met huidige of nieuwe leveranciers.

2. Check de factuur op wettelijke eisen

Kijk of de inkomende facturen voldoen aan de wettelijke eisen. Op een factuur moet verplicht een aantal gegevens staan zoals bijvoorbeeld het btw-nummer en de datum.

3. Inboeken en controleren

Geef elke factuur die u inboekt een nummer, zoals het factuurnummer zelf of een eigen uniek administratienummer. Bewaar alle facturen op dezelfde manier in uw digitale of papieren financiële administratie. Dat maakt terugzoeken makkelijker. Controleer bij elke factuur of de geleverde goederen of diensten kloppen. Vergelijk aantallen en prijzen met de offerte of order, en check ook of de totaalprijs klopt. Stuur een factuur die niet klopt met uitleg terug. Bewaar een kopie van de afgekeurde factuur, uw schriftelijke reactie, en alle overige correspondentie over die factuur.  

4. Betalen

Betaal facturen die akkoord zijn het liefst binnen de wettelijke betaaltermijn. Heeft u niet genoeg geld in kas om alle crediteuren binnen de betalingstermijnen te betalen? Neem dan contact op met uw leverancier. Vraag of u een betalingsregeling kunt  treffen, bijvoorbeeld door in delen te betalen.

5. Benut uw leverancierskrediet

u krijgt leverancierskrediet wanneer uw leverancier de goederen of diensten levert en u de factuur niet meteen hoeft te betalen. Tussen de periode van levering en betaling krijgt u krediet. U kunt het nog niet-betaalde bedrag voor andere uitgaven gebruiken. Let op: betaal in ieder geval binnen de afgesproken en wettelijke betaaltermijn. Dit voorkomt onnodige extra kosten en leveringsproblemen.

6. Ga slim om met uw voorraadbeheer

Stem uw voorraad af op de behoefte van de markt. Want actief voorraadbeheer kan voor financiële ruimte zorgen. Hoe korter u uw producten in voorraad heeft, hoe eerder u er geld voor ontvangt.  Een digitaal voorraadsysteem maakt het overzichtelijker.

Betalingsregeling treffen

Soms zit u tijdelijk krap bij kas zit en kunt u een factuur niet betalen. Bijvoorbeeld omdat een klant u niet of te laat betaalt. Als u een goede relatie heeft met uw leverancier, dan kunt u waarschijnlijk een betalingsregeling treffen. Neem zo snel mogelijk contact op en maak duidelijke afspraken over betaling. Bevestig de afspraken schriftelijk. 

Debiteurenbeheer aanscherpen

Scherp uw debiteurenbeheer aan wanneer u meer facturen hebt uitstaan dan er betalingen binnenkomen. Goed debiteurenbeheer levert geld op. Houd verder uw inkomsten en uitgaven goed in de gaten en stem de verschillende geldstromen op elkaar af.

Meldpunt Achterstallige Betalingen van de Autoriteit Consument & Markt (ACM)

Bent u mkb-ondernemer of zzp’er en levert u diensten of producten aan grote bedrijven? Als u niet binnen de afgesproken betaaltermijn betaald krijgt, dan kunt u dit anoniem melden bij het tijdelijk Meldpunt Achterstallige Betalingen van de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Hiermee wil de overheid zicht krijgen op hoe vaak grootbedrijven de afgesproken betaaltermijnen aan het mkb niet naleven.

Administratie: zelf doen of uitbesteden?

Bijhouden van de zakelijke administratie is wettelijk verplicht. Het is ook daarom belangrijk dat de debiteuren- en crediteurenadministratie op orde is. En u kunt dan meteen beter in de gaten houden of uw klanten op tijd betalen. Andersom helpt overzicht om de inkomende facturen op tijd te betalen. Daarnaast ziet u natuurlijk graag dat uw klanten op tijd betalen. En andersom wilt u niet te boek staan als wanbetaler. U kunt uw boekhouding zelf bijhouden of uitbesteden aan een boekhouder, accountant of administratiekantoor. Boekhoudsoftware maakt het zelf verwerken van de debiteuren- en crediteurenadministratie sneller en makkelijker. Dat is handig als u niet aan de slag wilt met Excel of af wilt van een schoenendoos vol bonnetjes.

Argumenten voor uitbesteden van uw administratie:

• Tijdswinst
• U kunt focussen op ondernemen in plaats van administratieve taken
• Met een boekhouder of accountant haalt u een professional in huis voor administratie, vragen en bijvoorbeeld belastingvoordeel
• Op lange termijn kunt u daardoor geld besparen

Video Financieel inzicht vergroten: 6 tips

In deze video van KVK krijgt u 6 tips waarmee u uw financiële inzicht vergroot.