Privacyreglement P3NL
P3NL hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. P3NL houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit privacyreglement wordt per doelgroep aangegeven welke persoonsgegevens P3NL verwerkt en met welk doel. Ook wordt de bewaartermijn vastgelegd. P3NL is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit privacyreglement vragen heeft, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit reglement.
Verwerking van persoonsgegevens van personen die diensten afnemen van P3NL (klachten- en geschillenregeling)
Persoonsgegevens van personen die een dienstverleningsovereenkomst met P3NL hebben afgesloten worden verwerkt om de dienstverleningsovereenkomst te kunnen uitvoeren.
We verwerken hiervoor de volgende gegevens:
- Naam
- Functie
- Adres
- Postcode en woonplaats
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Praktijknaam
- Lidmaatschap bij P3NL-verenigingen of gelieerde verenigingen en registratienummers van deze lidmaatschappen.
- BIG-nummer
- IBAN-nummer
Deze persoonsgegevens worden door P3NL opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst. Na beëindiging van de overeenkomst bewaren we al deze gegevens nog maximaal 5 jaar. In de financiële administratie bewaren we de naam- en adresgegevens en het IBAN-nummer tot maximaal 7 jaar na het beëindigen van de overeenkomst.
Verwerking van persoonsgegevens van bestuursleden, commissieleden en vertegenwoordigers in de algemene ledenvergadering van P3NL (kaderleden)
Persoonsgegevens van kaderleden worden door P3NL verwerkt ten behoeve van administratieve doeleinden, het toesturen van informatie en het uitbetalen van vacatiegelden. De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de (mondelinge) toestemming van het kaderlid. De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de (mondelinge) toestemming van het kaderlid.
We verwerken hiervoor de volgende gegevens:
- Naam,
- e-mail,
- telefoon,
- functie binnen vereniging.
- Van bestuursleden: kopie ID (inschrijving KvK).
- Van kaderleden die vacatievergoeding krijgen: IBAN, burgerservicenummer en geboortedatum voor opgave bij de Belastingdienst
Persoonsgegevens van kaderleden worden door P3NL verwerkt ten behoeve van administratieve doeleinden, het toesturen van informatie en het uitbetalen van vacatiegelden. De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de (mondelinge) toestemming van het kaderlid.
Verwerking van persoonsgegevens van personen werkzaam voor de lidverenigingen
P3NL is een federatie van beroepsverenigingen en wetenschappelijke verenigingen in de psychologische en pedagogische zorg. Van personen die bij deze verenigingen werkzaam zijn of binnen deze verenigingen een functie vervullen, verzamelt P3NL persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden door P3NL verwerkt ten behoeve van de ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigen voor bijeenkomsten. Grondslag voor het verzamelen van de persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst, de statuten en reglementen van P3NL en (mondelinge) toestemming.
We verwerken hiervoor de volgende gegevens:
- naam,
- e-mail,
- functie,
- telefoonnummer,
- factuuradres vereniging
Deze persoonsgegevens worden door P3NL opgeslagen gedurende de periode dat de vereniging is aangesloten bij P3NL en gedurende de periode dat de persoon binnen de vereniging een functie vervult.
Na beëindigen van het lidmaatschap of beëindigen van de functie worden de gegevens nog maximaal 5 jaar bewaard. Indien de gegevens nodig waren voor de financiële administratie, bijvoorbeeld voor de contributie-inning, bewaren we deze gegevens maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees
De e-mailadressen van nieuwsbriefabonnees worden door P3NL verwerkt ten behoeve van het informeren van deze personen over het nieuws van P3NL. Grondslag voor deze persoonsgegevens is de inschrijving voor de nieuwsbrief op de website en het bijhouden van de afwijzingen op grond van de Telecommunicatiewet. De persoonsgegevens worden door P3NL opgeslagen gedurende de periode dat de persoon aangemeld is. Als een persoon zich heeft afgemeld, wordt het e-mailadres nog maximaal 5 jaar bewaard.
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door P3NL verwerkt om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst.
We verwerken hiervoor de volgende gegevens:
- Naam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Salarisgegevens;
- Kopie ID;
- Burgerservicenummer;
- Bankgegevens.
Deze persoonsgegevens worden door P3NL opgeslagen gedurende de periode dat de persoon een contract heeft. De gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie worden maximaal 7 jaar bewaard.
Verstrekking aan derden
P3NL kan persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maakt P3NL gebruik van een derde partij voor:
- Het uitvoeren van de klachten- en geschillenregeling psychologische en pedagogische zorg;
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Met deze derde partijen heeft P3NL een verwerkersovereenkomst afgesloten.
P3NL kan zonder verwerkingsovereenkomst gegevens aan andere partijen verstrekken, als P3NL hiertoe wettelijk verplicht is.
P3NL verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
P3NL verwerkt alleen persoonsgegevens van meerderjarigen.
Beveiliging
P3NL heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens P3NL van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegeven die P3NL verwerkt. Ook heeft u het recht om de gegevens aan u of aan een ander te laten overdragen. Wij kunnen u vragen u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Contactgegevens
U kunt altijd contact opnemen met P3NL als u vragen heeft over dit privacyreglement:
P3NL
Postbus 14081
3508 SC Utrecht
030-8201595